EuroGames Utrecht 2005 : Registration ////

Nous sommes heureux de vous compter parmi les participants des Eurogames 2005 d'Utrecht. Nous souhaitons tout mettre en oeuvre pour vous aider le plus rapidement et le plus efficacement possible. Pour ne pas vous perdre parmi les 2500 à 3000 autres athlètes, nous attribuons à chaque participant un numéro d'identification unique.

Lorsque vous utilisez le système d'enregistrement pour la première fois, vous créez votre propre compte EuroGames Utrecht. Votre nouveau numéro d'enregistrement sera crée automatiquement puis envoyé vers vous.
Votre nom de login pour le système d'enregistrement sera votre adresse email. Nous espérons qu'il vous sera ainsi plus facile de vous souvenir de votre login que si l'on vous demandait d'utiliser un numéro. Mais rappelez ceci : si vous changez d'adresse email votre nom de login changera également!

Merci de ne créer qu'une seule fois un compte Eurogames 2005 d'Utrecht ! En effet, si vous créez un second compte ceci entrainerait un double enregistrement et une double réservation qu'il faut à tout prix éviter. Si vous avez des questions à propos de votre compte, envoyez-nous un email à participants@eurogames.info . Nous sommes là pour vous assister.

Et rappelez vous, si vous connaissez le numéro d'une personne, vous la connaissez...

Avant de faire votre Inscription

Prenez le temps de réfléchir avant d'agir. Lisez attentivement les informations disponibles et surtout les conditions générales des Eurogames 2005 d'Utrecht. Si vous ne comprenez pas quelque chose concernant l'enregistrement, merci de nous demander conseil avant de vous enregistrer à l'adresse suivante: participants@eurogames.info (qui est l'adresse du bureau chargé d'aider les participants).
Si vous faites partie d'une équipe ou si vous êtes deux à prendre part à l'événement, merci de discuter entre vous et de passer un clair accord pour savoir qui fera l'enregistrement. Ceci devrait permettre d'éviter d'avoir des inscriptions en double!
Il ne sera pas possible de changer vous-même les inscriptions que vous auriez pu faire. Il faudra que vous nous demandiez par email de le faire.

Outreach Program et Inscriptions

Il existe un programme d'aide financière aux participants ("Outreach Program" en anglais). Si vous voulez vous porter candidat à programme, il faut enregistrer votre candidature au programme d'aide avant de faire les autres inscriptions.
Les inscriptions que vous aurez faites avant de vous porter candidat au programme d'aide et avant de recevoir notre décision sur votre candidature, ne seront pas remboursées.

Tarifs des divers
Types de Participation

In general there are 4 types of participation, but some sports may not have all four of them.

Visitor (Visiteur): Vous vous enregistrez comme "Visiteur" lorsque vous ne participez à aucun sport mais souhaitez avoir accès aux événements sportifs et aux cérémonies d'ouverture et de clôture. Lorsque vous vous enregistrez comme visiteur, nous présumons que vous êtes proche d'un athlète ou d'une équipe qui participe à l'événement et non pas un simple membre du public. La vente des tickets pour le public commencera quant à elle quelques mois avant les Jeux.
Individual Participant (Participant à titre individuel): Vous vous enregistrez comme "Participant à titre individuel" lorsque vous ne jouez pas dans une équipe ou bien lorsque vous voudriez jouer dans une équipe mais n'en avez pas une vous-même (ce qui est, par exemple, possible pour le Hockey sur Gazon et le Volley Ball). Les personnes dont le sport est la danse en couple ("Ballroom Dancing") s'enregistrent également en tant que "Participant à titre individuel" bien qu'ils aient un partenaire de danse. Dans un second temps, les deux danseurs individuels seront mis ensemble comme couple. La même remarque vaut pour les doubles de tennis et de badminton.
En tant que "Participant à titre individuel", vous aurez accès à tous les événements sportifs et aux cérémonies d'ouverture et de clôture.
Team Member (Membre d'une équipe): Vous vous enregistrez comme "Participant à titre individuel" mais vous rejoignez une équipe. Vous pouvez uniquement rejoindre une équipe si vous avez le mot de passe de cette équipe.
Là encore, vous aurez accès à tous les événements sportifs et aux cérémonies d'ouverture et de clôture.
Team Captain (Capitaine d'équipe): Si vous constituez une nouvelle équipe et si vous l'inscrivez aux Jeux, vous devenez automatiquement le premier membre de cette équipe.
En tant que "Capitaine d'équipe", vous aurez accès à tous les événements sportifs et aux cérémonies d'ouverture et de clôture.

L'idée générale de la procédure d'inscription est donc simple : chaque participant s'inscrit individuellement, même s'il peut être, par ailleurs, membre d'une équipe ou d'un couple sportifs.

Le tableau suivant indique les tarifs des diverses inscriptions aux Eurogames 2005 d'Utrecht:

Les visiteurs et les participants ont également la possibilité de faire des réservations pour des hôtels et des locations de voiture. Ces services sont gérés par nos partenaires Bookings NL et Sunny Cars et sont donc séparés des inscriptions aux Eurogames 2005 d'Utrecht.

Nombre maximal d'Inscriptions

Vous pouvez vous inscrire pour un seul sport.

Cependant, si vous ne vous êtes pas enregistré pour Track and Field, vous pourrez participer parallèlement à la course sur 5 Km, sur 10 Km ou la demi marathon en payant des frais de participation additionnels. Notez qu'à moins que vous ne vous soyez enregistré à Track and Field, vos participations aux courses ne feront pas partie de la compétition officielle.

Capitaine d'équipe

Lorsque vous constituez une nouvelle équipe et inscrivez cette équipe, nous présumons que vous êtes le capitaine de cette équipe et donc la personne contact pour cette équipe. Toute la correspondance et les enregistrements additionnels pour votre équipe s'effectueront entre vous et l'un des coordinateurs sportifs des Eurogames 2005 d'Utrecht.
Si vous ne voulez pas être la personne contact pour votre équipe, nous vous demandons de laisser quelqu'un d'autre constituer et inscrire votre équipe.

Rejoindre une équipe

Pour rejoindre une équipe, vous devez connaître son mot de passe. Votre capitaine, c'est-à-dire la personne ayant constitué l'équipe, devrait vous fournir ce mot de passe. Si votre équipe n'est pas encore mentionée dans la liste des équipes, demandez à votre capitaine d'établir d'abord une équipe et de l'inscrire. Si vous constituez vous même une équipe et procédez à son inscription, vous deviendrez le capitaine d'équipe et la personne contacte pour cette équipe (vous devez donc vous demander avant si vous avez réellement envie de faire ce travail...).

Les équipes sont responsables du nombre maximal de membres qu'elles fixent. Nous espérons que les équipes de hockey sur gazon, de football et de volleyball prendront cela en compte et vérifieront le nombre de leurs participants.
S'il s'avère une équipe a, au final, 31 membres à la place de disons... 14, Eurogames ne remboursera pas le surplus des 17 participants.

L'existence d'un nombre maximun de membres par équipe ne s'applique pas aux autres sports. Bien que les participants puissent rejoindre une équipe, la compétition se déroulera sur une base individuelle (par exemple, pour la natation) ou par paires ou couples (par exemple, pour les doubles de tenis ou la danse).

Participer aux Jeux
avec un Partenaire

Si vous souhaitez participer aux Jeux avec un partenaire (par exemple, pour les doubles de tennis ou la dance), vous devez tous deux vous enregistrer individuellement. Afin que nous puissions "refaire la paire", vous aurez cependant TOUS LES DEUX à indiquer, durant la procédure d'enregistrement, le numéro d'inscription de votre partenaire.

Vous pouvez créer sans plus tarder votre compte pour les inscriptions aux EuroGames Utrecht. Merci cependant d'attendre que votre partenaire de jeux ait son numéro d'inscription avant de vous inscrire pour participer aux activités sportives. En effet, si vous ne connaissez pas encore le numéro d'inscription de votre partenaire, vous ne pouvez pas vous inscrire aux activités sportives qui vont avoir lieu avec lui.

Voici un exemple:

Les participants A et B décident de s'inscrire aux Eurogames 2005 d'Utrecht avec comme idée d'être partenaires de Jeux pour un double de tennis.
Pour s'enregistrer, A et B créent d'abord chacun de leur côté leur propre compte d'enregistrement. Ce faisant, ils reçoivent chacun un numéro d'enregistrement.
Chaque partenaire informe l'autre de son numéro.
Le participant A peut donc désormais faire son inscription au double de tennis en entrant dans le système le numéro d'enregistrement de B, son partenaire de jeux.
De même, le participant B s'inscrit au double de tennis en indiquant le numéro d'enregistrement de A, son partenaire de jeux.

Kinderleicht...
Piece of cake...
Kind kan de was doen...
Simple comme bonjour...

Procédure d'Inscription
et Paiement

Durant la véritable procédure d'inscription (phase II), le système vous reconnait à partir de votre numéro d'inscription mais votre adresse email et votre mot de passe vous seront également demandés au moment de login (ceci dans le seul but de vous aidera à ne pas les oublier...).

Créer sa "carte client" en entrant des informations personnelles
On vous demandera également de fournir certaines informations ou coordonnées personnelles. Merci de bien vouloir actualiser ces informations si certaines d'entre elles venaient à changer : le système vous permet en effet de changer les informations aussi souvent que vous le souhaitez. Pour finir, il vous suffit de cliquer sur le bouton confirmer. Le système sauvegardera les informations que vous lui avez données et effectuera un reset.
Faire son shopping parmi les activités et les prestations offertes
Une fois les opérations précédentes réalisées, vous pourrez vous inscrire aux activités sportives, à l'hébergement et à tout un ensemble d'autres prestations. Vous n'êtes pas obligé de faire toutes ces inscriptions en une seule fois car vous pouvez revenir aussi souvent que vous le voulez vers le système d'inscription pour effectuer de nouvelles inscriptions.
Vos nouvelles inscriptions apparaissent sur la page "Shopping Basket & Payment" ("Nouvelles inscriptions et paiement") qui constitue en quelque sorte votre panier d'achat. Vos inscriptions passées sont, quant à elles, listées sur la page "Registration History" ("Historique des inscriptions").
Mise en garde n.1 : Vous ne pouvez pas changer les inscriptions qui ont déjà été faites. Pensez à cela chaque fois que vous faite une nouvelle inscription.
Le paiment
Lorsque vous avez fini de faire vos inscriptions vous sélectionnez le moyen de paiement que vous souhaitez utiliser (transfert bancaire ou carte de crédit) et vous serez redirigé vers les pages correspondantes. Lorsque vous aurez fini la procédure de paiement, nous vous montrerons un écran de confirmation et de facturation. Nous vous enverrons cette confirmation et cette facture par email. Votre inscription est ensuite considérée comme étant "en attente". Lorsque nous aurons effectivement reçu votre paiment, votre inscription sera considérée comme effective et vous recevrez par email un message de confirmation qui vous servira également de reçu.
Cette procédure de paiement sera la même pour chaque nouvelle inscription ou série d'inscriptions que vous ferez.
Mise en garde n.2: Les inscriptions que vous pourriez faire sans aller jusqu'à l'étape de finale de paiement ne seront pas sauvegardées jusqu'à la prochaine fois que vous vous loguerez. Lorsque vous fermez la fenêtre de la page d'enregistrement, toutes les inscriptions contenues dans votre panier de shopping sont perdues.

Vous trouverez ci-dessous la liste des statuts que chaque inscription peut avoir. Le statut de chaque inscription est précisé dans la page récapitulant vos inscriptions passées: la page "historique des inscriptions".

Pending ("En attente de paiment"): Vous avez fait une inscription et terminé la procédure de paiement mais nous n'avons pas encore reçu le virement. Dans l'attente du paiment effectif, votre inscription est placée "en attente". Si après 30 jours d'attente, votre inscription n'a toujours pas été payée, votre inscription sera effacée. Si après cette effacement, vous voulez encore vous inscrire, il vous faudra donc refaire entièrement la procédure d'inscription.
Active ("Effective"): Lorsque nous aurons reçu le paiment de votre inscription, celle-ci prendra le statut d'inscription "effective". Vous recevrez confirmation de ce nouveau statut et le message de confirmation constituera votre reçu.
Cancelled ("Annulée"): Vous avez été effectivement inscrit mais vous nous avez ensuite demandé d'annuler votre inscription.
Item Pending / Waiting List ("Prestation en attente" ou "Liste d'attente" ): Vous vous êtes inscrit pour une certaine prestation (par exemple, un hébergement chez l'habitant ou une place pour un sport sur lequel il y a une liste d'attente) mais nous ne sommes pas certain de pouvoir vous la fournir. L'inscription (qui fonctionne plus ici comme une réservation) aura l'un des deux statuts suivants : "prestation en attente" ou "liste d'attente". La prestation est réservée mais vous n'avez pas à payer tant que nous ne sommes pas certain de pouvoir vous l'attribuer effectivenent. Lorsque vous pourrons vous fournir la prestation, vous en serez informé par email. Vous pourrez dès lors aller dans le système d'inscription pour payer. Lorsque vous aurez fini la procédure de paiement, le statut de votre inscription sera "en attente de paiement" comme dans le cas normal. Si votre paiement n'est pas reçu dans les 30 jours, l'inscription sera effacée.

Changer ou Annuler
vos Inscriptions

CHANGER
Vous ne pouvez pas changer une inscription que vous avez faite précédemment. Vous pouvez seulement changer les informations personnelles vous concernant (votre nom, adresse, email, etc.).
Si vous voulez changer votre inscription aux sports, à l'hébergement, ou à l'obtention de tickets, etc. vous devez nous envoyer un message email à changes@eurogames.info. Ce message doit contenir au minimum votre numéro d'enregistrement aux Eurogames et l'information nécessaire sur les inscriptions ou les autres aspects que vous voulez changer. Eurogames Utrecht changera l'information dans un délai d'une semaine et vous en informera par email.
Les messages emails contenant une information insuffisante ne seront pas traités.

ANNULER
Des coûts d'annulation seront prélevés pour chaque demande d'annulation d'une inscription. Ces coûts sont les suivants:

Annulation jusqu'au 1er janvier 2005: 10,00 € par demande d'annulation.
Annulation entre le 1er janvier 2005 et le 1er avril 2005: 50% du montant de l'inscription seront prévelés par demande d'annulation avec un minimum de 10,00 €.
Annulation à partir du 1er avril 2005: 100% du montant de l'inscription seront prévelés par demande d'annulation. Ce qui veut dire que vous ne recevrez aucun remboursement après le 1er avril 2005 !

Les frais d'annulation seront soustraits du remboursement. Lorsque le montant de l'inscription est inférieur à 10 € vous recevrez une facture vous demandant de payer les frais d'annulation.

Il y a cependant une exception: si l'annulation de l'inscription est due à l'état de santé d'une personne possédant un handicap ou vivant avec le VIH, aucun frais d'annulation ne sera appliqué. Même si cela peut paraître (ou être) douloureux, nous aurons besoin, dans ces cas, que vous nous fournissiez des évidence claires sur votre situation médicale.

Contacts après l'Inscription

Toutes les questions techniques sportives de même que toutes celles concernant vos compétitions ou vos participations sportives seront traitées par le coordinateur sportif des Eurogames d'Utrecht responsable de votre sport. Cette personne peut être contactée en utilisant l'adresse email de votre sport. (par exemple: volleyball@eurogames.info, trackandfield@eurogames.info, ballroomdancing@eurogames.info)

Voici quelques exemples de situations ou de questions qui peuvent être traitées avec votre coordinateur sportif:
- Il manque 2 personnes dans votre équipe et vous ne savez pas quoi faire.
- Vous serez en retard pour le premier jeu.
- Vous avez besoin des reférés.
- Une personne de votre équipe est en chaise roulante et vous voulez vérifier s'il y a des toilettes adaptées.
- Vous êtes sur liste d'attente pour un sport et vous voulez savoir s'il y a une chance pour que vous puissier participer.
- Votre partenaire sportif est tombé malade et vous aimeriez que l'on vous aide à trouver un remplaçant.

Vous trouverez ci-dessous quelques adresses email concernant d'autres sujets:

participants@eurogames.info
Cette adresse email est celle du bureau général d'aide aux participants. Vous pouvez l'utiliser pour des questions générales et pour celles portant sur votre participation, votre inscription, vos paiments, etc.

outreach@eurogames.info
pour les questions relatives au programme d'aide et pour se porter candidat à ce programme

hostedhousing@eurogames.info
pour toutes les questions relatives à vos demandes d'hébergement chez l'habitant ou chez EuroDorm pour savoir quel est votre statut du point de vue de l'hébergement chez l'habitant.

Conditions Générales
des EuroGames 2005 d'Utrecht

Certains des commentaires précédents sont des traductions partielles des conditions générales des Eurogames 2005 d'Utrecht. Avant de faire une inscription et/ou avant de participer aux Eurogames 2005 d'Utrecht, vous devez lire et accepter l'ensemble des conditions générales des Eurogames 2005 d'Utrecht.

Registration ID

Avant de faire votre Inscription

Outreach Program et Inscriptions

Tarifs des divers
Types de Participation

Nombre maximal d'Inscriptions

Capitaine d'équipe

Rejoindre une équipe

Participer aux Jeux
avec un Partenaire

Procédure d'Inscription
et Paiement

Changer ou Annuler
vos Inscriptions

Contacts après l'Inscription

Conditions Générales
des EuroGames 2005 d'Utrecht